KI-Schulungspflicht nach AI Act für Hausverwaltungen

Jede Hausverwaltung, deren Team KI beruflich nutzt, muss nach Artikel 4 des EU AI Act Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Leute zu fördern. Das gilt seit dem 2. Februar 2025, auch wenn im Büro nur ChatGPT oder Copilot läuft. Seit dem 27. Juli 2026 muss niemand mehr ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren, und ein Zertifikat war nie vorgeschrieben. Hier liest du, was das Gesetz verlangt und wie du die Pflicht in vier Schritten umsetzt.

Was Artikel 4 des AI Act verlangt

Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689, meist EU AI Act genannt, richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung und nicht rein privat verwendet. Eine Hausverwaltung, die Antwortentwürfe an Mieter mit ChatGPT schreibt oder Copilot in Outlook nutzt, ist damit Betreiber.

Die Pflicht erfasst neben dem eigenen Personal auch Personen, die im Auftrag der Verwaltung mit KI arbeiten, etwa Dienstleister. Welche Maßnahmen passen, richtet sich nach Vorwissen und Ausbildung der Leute und danach, wofür die KI eingesetzt wird.

Was mit KI-Kompetenz gemeint ist

Das Gesetz versteht darunter Fähigkeiten, Kenntnisse und Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu sein (Art. 3 Nr. 56). Zum Beispiel: Wer mit ChatGPT einen Brief an einen Eigentümer entwirft, weiß, dass die KI Fristen oder Paragrafen erfinden kann, und prüft den Entwurf vor dem Versand. Die EU-Kommission nennt dieses Risiko ausdrücklich: Wer ChatGPT beruflich etwa für Texte oder Übersetzungen nutzt, soll über Halluzinationen informiert sein.

Was sich am 27. Juli 2026 geändert hat

Bis Juli 2026 mussten Unternehmen „nach besten Kräften“ sicherstellen, dass ihre Leute über ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz verfügen. Die Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, Verordnung (EU) 2026/1744, hat Artikel 4 neu gefasst. Sie ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten.

Jetzt verlangt Artikel 4 Maßnahmen, „um die Entwicklung der KI-Kompetenz“ des Personals „zu unterstützen“. Neu ist der Satz, dass die Pflicht nicht dazu verpflichtet, „für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren“.

Die Pflicht zu Maßnahmen bleibt. Wie du sie erfüllst, entscheidest du selbst. Laut Bundesnetzagentur soll die Entscheidung plausibel und nachvollziehbar sein.

Was das Gesetz nicht verlangt

Die KI-Verordnung schreibt kein Zertifikat vor, auch kein festes Schulungsformat und keinen KI-Beauftragten. Einen Test, der das Wissen deiner Leute misst, verlangt Artikel 4 laut EU-Kommission ebenfalls nicht. Die Maßnahmen können intern oder extern stattfinden, vom Selbstlernkurs bis zur mehrstufigen Fortbildung. Nur die Gebrauchsanweisung eines KI-Werkzeugs zum Lesen weiterzugeben, kann laut EU-Kommission in vielen Fällen aber zu wenig sein.

Auch eine bestimmte Form der Dokumentation schreibt Artikel 4 nicht vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt trotzdem, die Maßnahmen gut zu dokumentieren, weil fehlende KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht gelten kann, vor allem wenn dadurch ein Schaden entsteht. Laut EU-Kommission kannst du dafür interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen führen. Ein Zertifikat aus einer Schulung kann beim Dokumentieren helfen, Pflicht ist es nicht.

Über die Durchsetzung von Artikel 4 entscheiden laut EU-Kommission die nationalen Marktüberwachungsbehörden. In Deutschland ist das nach § 2 des KI-Marktüberwachungsgesetzes (KI-MIG) die Bundesnetzagentur, also dieselbe Behörde, deren Hinweise zur KI-Kompetenz hier zitiert sind.

Checkliste: die KI-Schulungspflicht in der Hausverwaltung umsetzen

Die Bundesnetzagentur schlägt drei Grundsteine vor: Bedarf ermitteln, Maßnahmen gestalten, dokumentieren und auffrischen. Für eine Hausverwaltung werden daraus vier Schritte.

1. Bestandsaufnahme: wer nutzt welche KI wofür

Frag im Team nach, welche KI-Werkzeuge im Einsatz sind, zum Beispiel ChatGPT für Antwortentwürfe, Copilot in Outlook, ein Übersetzungsdienst für fremdsprachige Anfragen oder KI-Funktionen in der Verwaltungssoftware. Nimm auch private Konten auf, die jemand für die Arbeit nutzt, sonst fehlen sie in Schulung und Regeln. Notiere je Werkzeug, wer es wofür nutzt und welche Daten hineingehen.

2. Schulung nach Rolle

Die Bundesnetzagentur empfiehlt einen stufenweisen Aufbau: erst ein Grundverständnis von KI, dann Wissen über die eingesetzten Systeme und ihre Risiken, dann Trainings für einzelne Rollen. In einer Hausverwaltung kann das so aussehen:

Alle, die KI nutzen, lernen, was ein Sprachmodell kann, wo es Fehler macht und welche Daten nicht hineingehören.
Verwalterinnen und Verwalter üben, Entwürfe an Eigentümer und Mieter zu prüfen, vor allem Fristen, Beträge und rechtliche Aussagen.
Die Buchhaltung prüft KI-Ergebnisse zu Belegen und Abrechnungen gegen die Zahlen in der Verwaltungssoftware.
Die Geschäftsführung legt fest, welche Werkzeuge erlaubt sind, und kennt die Pflichten aus der KI-Verordnung.

3. Regeln für den Alltag

Halte in einem kurzen Leitfaden fest, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten hinein dürfen und dass KI-Ergebnisse vor dem Versand geprüft werden. Für Daten von Mietern und Eigentümern gilt zusätzlich die DSGVO, mehr dazu im Leitfaden zu DSGVO-konformer KI in der Hausverwaltung. Benenne eine Person, die Fragen sammelt und den Leitfaden pflegt.

4. Dokumentieren und auffrischen

In die Dokumentation gehören laut Bundesnetzagentur die Art der Maßnahme, ihr inhaltlicher und zeitlicher Umfang und die Teilnehmenden. Frische auf, wenn ein neues Werkzeug dazukommt oder jemand neue Aufgaben übernimmt, und gib neuen Mitarbeitenden die Grundlagen gleich beim Einstieg.

Schritt	Was du festhältst	Erledigt, wenn
Bestandsaufnahme	Werkzeuge, Nutzer, Aufgaben, Daten	alle Werkzeuge erfasst sind
Schulung nach Rolle	Inhalte je Rolle, Termine	alle Nutzer die Grundlagen kennen
Regeln	Leitfaden, Ansprechperson	der Leitfaden allen vorliegt
Dokumentation	Maßnahme, Umfang, Teilnehmende	jede Maßnahme mit Datum eingetragen ist
Auffrischung	Anlass, Termin	neue Werkzeuge und neue Leute abgedeckt sind

Wie das Coaching im KI-OS dazu passt

Das Coaching im KI-OS ist eine solche Maßnahme. Bis zu drei Leute aus deinem Team lernen vier Wochen lang an einem eigenen KI-Betriebssystem für deine Hausverwaltung, mit den Abläufen und Daten deiner Verwaltung, und tragen das Wissen danach ins Team. Die Zertifikate nach dem Programm helfen dir, diese Maßnahme zu dokumentieren. Die Pflicht gilt aber für alle im Team, die mit KI arbeiten, auch für die, die nicht am Coaching teilnehmen. Eine kurze Übersicht steht auf der Seite zur KI-Schulung für Hausverwaltungen.

Fazit: mit der Bestandsaufnahme anfangen

Artikel 4 verlangt von deiner Hausverwaltung Maßnahmen für die KI-Kompetenz aller, die mit KI arbeiten. Ein bestimmtes Kompetenzniveau musst du seit dem 27. Juli 2026 nicht mehr garantieren, ein Zertifikat war nie Pflicht. Fang mit der Bestandsaufnahme an: Sie zeigt, wer welche Schulung braucht, und ist der erste Eintrag in deiner Dokumentation.

Einordnung, keine Rechtsberatung. Stand: 24. Oktober 2026. Quellen: KI-Verordnung, konsolidierte Fassung vom 27.07.2026, Verordnung (EU) 2026/1744, Bundesnetzagentur zur KI-Kompetenz, § 2 KI-MIG, EU-Kommission, FAQ zur KI-Kompetenz (englisch).

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine KI-Schulungspflicht für Hausverwaltungen?

Ja, aber keine Pflicht zu einer bestimmten Schulung. Nach Artikel 4 des EU AI Act muss jedes Unternehmen, das KI beruflich einsetzt, Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz seiner Leute zu fördern. Das gilt seit dem 2. Februar 2025 und auch dann, wenn im Team nur ChatGPT genutzt wird. Wie du die Pflicht umsetzt, schreibt das Gesetz nicht vor.

Brauche ich ein Zertifikat als Nachweis der KI-Kompetenz?

Nein, die KI-Verordnung schreibt kein Zertifikat vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt aber, die Maßnahmen zu dokumentieren, und laut EU-Kommission kannst du dafür interne Aufzeichnungen führen. Ein Zertifikat aus einer Schulung kann beim Dokumentieren helfen.

Was hat sich im Juli 2026 an Artikel 4 geändert?

Seit dem 27. Juli 2026 gilt Artikel 4 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744. Vorher sollten die Maßnahmen nach besten Kräften ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz sicherstellen, jetzt sollen sie deren Entwicklung unterstützen. Ein bestimmtes Niveau muss niemand mehr garantieren.

Wer in der Hausverwaltung muss geschult werden?

Die Pflicht betrifft das Personal und andere Personen, die im Auftrag der Verwaltung mit KI-Systemen arbeiten, etwa Dienstleister. Die Grundlagen brauchen alle, die KI nutzen; Verwalter und Buchhaltung lernen zusätzlich, KI-Ergebnisse in ihren Aufgaben zu prüfen.

Wie dokumentiere ich die Maßnahmen zur KI-Kompetenz?

Halte je Maßnahme fest, was es war, welche Inhalte und welchen zeitlichen Umfang sie hatte und wer teilgenommen hat. So beschreibt es die Bundesnetzagentur. Eine bestimmte Form schreibt Artikel 4 nicht vor, eine laufend gepflegte Tabelle ist eine einfache Lösung.

Wer kontrolliert die KI-Schulungspflicht in Deutschland?

Über die Durchsetzung von Artikel 4 entscheiden die nationalen Marktüberwachungsbehörden. In Deutschland ist das nach § 2 KI-MIG die Bundesnetzagentur. Sie veröffentlicht auch Hinweise, wie Unternehmen die KI-Kompetenz ihres Personals aufbauen und dokumentieren können.

KI-Schulungspflicht nach AI Act: was Hausverwaltungen jetzt tun müssen