BAFA-Förderung für Unternehmensberatung: Zuschuss zur KI-Beratung in der Hausverwaltung

Eine KI-Beratung für deine Hausverwaltung kann über das BAFA-Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ bezuschusst werden, je nach Region mit 50 oder 80 % auf bis zu 3.500 € Beratungskosten. Pro Jahr sind bis zu zwei getrennte Beratungen möglich. Zwei Punkte solltest du von Anfang an kennen: Der Antrag muss vor dem Beratungsvertrag gestellt sein, und die Förderrichtlinie gilt nur für Anträge bis 31. Dezember 2026.

Was das BAFA-Programm fördert

„Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ ist ein Bundesprogramm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, gefördert aus dem Europäischen Sozialfonds Plus. Die Zuschüsse bewilligt das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Gefördert werden Beratungen „zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung“. Den Zuschuss musst du nicht zurückzahlen.

Ein eigenes KI-Förderprogramm ist das nicht. Die Förderrichtlinie nennt als Ziel aber ausdrücklich, dass Unternehmen auf den digitalen Wandel reagieren können. Die Förderdatenbank des Bundes nennt als mögliche Themen unter anderem die Optimierung von Prozessabläufen und der Organisation sowie die Begleitung bei der Einführung neuer IT-Systeme. Dort setzt eine KI-Beratung in der Hausverwaltung an.

Welche Hausverwaltungen gefördert werden

Den Antrag stellt das beratene Unternehmen selbst. Deine Verwaltung muss dafür

• rechtlich selbständig und gewerblich oder freiberuflich am Markt tätig sein,
• Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland haben,
• im letzten Geschäftsjahr weniger als 250 Beschäftigte gehabt haben und höchstens 50 Mio. € Jahresumsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme erreichen. Partnerunternehmen und verbundene Unternehmen zählen mit.

Ausgeschlossen sind unter anderem Unternehmen in einem Insolvenzverfahren, gemeinnützige Unternehmen und Unternehmen, an denen eine Religionsgemeinschaft oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts beteiligt ist. Ist eine Kommune oder eine Kirche an deiner Verwaltung beteiligt, kommt das Programm deshalb nicht in Frage. Ist deine Verwaltung bei Antragstellung noch kein Jahr am Markt, brauchst du zusätzlich ein kostenloses Informationsgespräch bei einem Regionalpartner.

Wie hoch der Zuschuss ist

Die Höhe hängt vom Standort der beratenen Betriebsstätte ab:

Welche Postleitzahlen zu den Regionen Leipzig, Lüneburg und Trier gehören, listet das BAFA auf seiner Programmseite.

Förderfähig sind höchstens 3.500 € Beratungskosten je Beratung: das Honorar sowie Auslagen und Reisekosten des Beraters. Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, zählt die Umsatzsteuer nicht mit.

Kostet eine Beratung 3.500 €, beträgt der Zuschuss in Brandenburg 80 % davon, also 2.800 €. In Bayern sind es 50 %, also 1.750 €. Mit zwei Beratungen im selben Jahr sind so bis zu 5.600 € (80 %) oder 3.500 € (50 %) Zuschuss möglich. Was über 3.500 € hinausgeht, zahlst du selbst. Kostet eine Beratung weniger, wird anteilig gefördert, und der ungenutzte Rest verfällt.

Die Rechnung bezahlst du zuerst vollständig über das Konto deiner Verwaltung. Den Zuschuss zahlt das BAFA erst nach Prüfung des Verwendungsnachweises aus. Bei Barzahlung oder Verrechnung gibt es keinen Zuschuss.

Zwei Beratungen pro Jahr, nur als Einzelberatung

Jede Verwaltung kann pro Jahr bis zu zwei in sich abgeschlossene Beratungen fördern lassen. Maßgeblich ist das Datum des Antrags. Über die gesamte Laufzeit der Richtlinie seit 2023 sind es höchstens fünf. Zwei Beratungen bedeuten zwei getrennte Anträge, jeweils mit eigenem Beratungsbericht und eigenem Verwendungsnachweis.

Für jede Beratung gilt laut Förderrichtlinie:

• Sie läuft als Einzelberatung für dein Unternehmen. Seminare, Workshops und Gruppenveranstaltungen werden nicht gefördert.
• Sie dauert höchstens fünf Tage, die nicht aufeinanderfolgen müssen. Bericht und Reisezeit zählen nicht mit.
• Sie analysiert die Situation deiner Verwaltung, benennt Schwachstellen und gibt darauf aufbauend konkrete Handlungsempfehlungen samt Anleitung zur Umsetzung.
• Am Ende steht ein schriftlicher Beratungsbericht, den Berater und Verwaltung unterschreiben.

Was nicht gefördert wird

Ausgeschlossen sind Beratungen, die

• ganz oder teilweise mit anderen öffentlichen Zuschüssen finanziert werden,
• Vermittlung enthalten oder auf den Kauf von Waren oder Dienstleistungen zielen, die der Berater selbst vertreibt,
• überwiegend Rechts-, Versicherungs- oder Steuerfragen behandeln,
• überwiegend gutachterliche Stellungnahmen oder das Thema Fördermittel zum Inhalt haben.

Wie KI-Beratung für Hausverwaltungen hineinpasst

Bei einer KI-Beratung für eine Hausverwaltung geht es um Fragen wie diese: welche Abläufe das Team am stärksten binden, etwa Posteingang, Schadensmeldungen oder die Vorbereitung der Eigentümerversammlung, wo KI Entwürfe vorbereiten kann und wer sie freigibt, wie die KI an die Daten der Verwaltungssoftware kommt und wie das Team lernt, damit zu arbeiten. Das sind organisatorische und personelle Fragen der Unternehmensführung, also der Gegenstand des Programms. Welche Abläufe sich typischerweise automatisieren lassen, zeigt unser Leitfaden zur Automatisierung in der Hausverwaltung.

Förderfähig ist eine solche Beratung aber nur, wenn sie die Form der Richtlinie erfüllt. Bezuschusst wird das Beraterhonorar mit Auslagen und Reisekosten, nicht Software oder Lizenzen.

mitarbyte ist in der BAFA-Beraterdatenbank gelistet. Wie unsere KI-Beratung für Hausverwaltungen abläuft, steht auf der Leistungsseite, das Wichtigste zur Förderung beim KI-OS auf der KI-OS-Seite. Ob deine Verwaltung förderberechtigt ist und für welche Beratung eine Förderung in Frage kommt, prüfen wir für jede Verwaltung einzeln im Erstgespräch, bevor ein Vertrag entsteht.

So läuft der Antrag ab

1. Du klärst mit einem beim BAFA registrierten Beratungsunternehmen, worum es in der Beratung gehen soll. Einen Vertrag schließt du noch nicht.
2. Du stellst den Antrag online über die Antragsplattform des BAFA und wählst dabei eine Leitstelle. Nötig sind nur die Firmendaten.
3. Leitstelle und BAFA prüfen die formalen Voraussetzungen und ob das Beratungsunternehmen die Anforderungen erfüllt. Du erhältst ein Informationsschreiben mit den Bedingungen und der Frist für den Nachweis.
4. Erst jetzt unterschreibst du den Beratungsvertrag. Schon der Vertragsabschluss gilt als Beginn der Beratung. Wer vorher unterschreibt oder beginnt, bekommt keinen Zuschuss.
5. Die Beratung findet statt, der Berater schreibt den Bericht, und du bezahlst die Rechnung vollständig.
6. Spätestens sechs Monate nach dem Informationsschreiben reichst du online den Verwendungsnachweis ein, unter anderem mit Beratungsbericht, Rechnung und Kontoauszug. Die Leitstelle prüft, das BAFA entscheidet und zahlt den Zuschuss aus.

Bei mitarbyte übernehmen wir diesen Ablauf für dich komplett, vom Antrag bis zur Auszahlung des Zuschusses. Dafür erteilst du uns die Vollmacht zur Beantragung und Abwicklung des BAFA, den Schriftverkehr mit dem BAFA führen dann wir. Zwei Dinge bleiben bei dir, weil die Richtlinie es so verlangt: Du unterschreibst die Erklärungen, die das antragstellende Unternehmen selbst unterschreiben muss, etwa das Formular zum Verwendungsnachweis und die KMU- und De-minimis-Erklärung. Und du bezahlst die Rechnung vollständig aus eigenen Mitteln, denn der Berater darf das Honorar weder vorfinanzieren noch übernehmen oder verrechnen.

Frist: Anträge nur bis 31. Dezember 2026

Die Förderrichtlinie gilt für Anträge, die bis 31. Dezember 2026 gestellt werden. Es zählt der Tag des Antrags. Hat deine Verwaltung in diesem Jahr noch keine geförderte Beratung beantragt, sind bis dahin zwei Anträge möglich, solange das Limit von fünf Beratungen seit 2023 nicht erreicht ist. Ein Nachfolgeprogramm ist auf der Programmseite des BAFA bisher nicht angekündigt (Stand: 24.10.2026).

Fazit: Förderung prüfen, bevor du einen Vertrag unterschreibst

Für eine KI-Beratung in der Hausverwaltung kann das BAFA je Beratung bis zu 2.800 € in den 80-%-Regionen und bis zu 1.750 € in den übrigen Regionen zuschießen, zweimal im Jahr. Dafür muss die Beratung die Form der Richtlinie erfüllen, und der Antrag muss vor dem Vertrag und bis 31.12.2026 gestellt sein. Einen Anspruch auf Förderung gibt es nicht.

Stand: 24.10.2026. Geprüft an der Programmseite des BAFA und der Förderrichtlinie in der Fassung vom 12.12.2024. Einordnung, keine Rechtsberatung.

Häufig gestellte Fragen

Fördert das BAFA eine KI-Beratung für Hausverwaltungen?

Das ist möglich, ein eigenes KI-Programm gibt es aber nicht. Über „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ kann eine KI-Beratung bezuschusst werden, wenn sie als Einzelberatung zu organisatorischen, personellen oder wirtschaftlichen Fragen läuft und ein beim BAFA registriertes Beratungsunternehmen sie durchführt. Über die Bewilligung entscheidet allein das BAFA.

Wie viel Zuschuss bekommt eine Hausverwaltung?

Je nach Standort der beratenen Betriebsstätte 80 oder 50 % auf höchstens 3.500 € förderfähige Beratungskosten, also bis zu 2.800 € oder 1.750 € je Beratung. Bei zwei Beratungen im Jahr sind es zusammen bis zu 5.600 € oder 3.500 € Zuschuss.

Darf ich mit der Beratung anfangen und den Antrag nachreichen?

Nein. Der Antrag muss gestellt und das Informationsschreiben der Leitstelle da sein, bevor du den Beratungsvertrag unterschreibst. Schon der Vertragsabschluss gilt als Beginn der Beratung. Einen rückwirkenden Antrag gibt es nicht.

Bis wann kann ich den Antrag stellen?

Die Förderrichtlinie gilt für Anträge, die bis 31. Dezember 2026 gestellt werden. Pro Jahr sind höchstens zwei Anträge möglich, maßgeblich ist das Antragsdatum.

Werden KI-Workshops oder Seminare gefördert?

Nein. Die Förderrichtlinie schließt Seminare, Workshops und Gruppenveranstaltungen ausdrücklich aus. Gefördert wird nur eine Einzelberatung für dein Unternehmen, die die Situation analysiert, Schwachstellen benennt und konkrete Empfehlungen in einem Beratungsbericht festhält.